С той поры, как для ведения бухгалтерского учета стали применяться компьютеры, работа бухгалтера стала несколько легче. В наше время, когда бухгалтерские услуги становятся автоматизированными, уже не возможно встретить бухгалтера, который не знаком с электронной системой учета. При этом, с появлением компьютеров стали возникать новые вопросы и проблемы, о которых ранее, в эпоху бумажного учета, не могли даже представить. Так, оказалось, что программное обеспечение и офисная техника нуждаются в грамотном обслуживании, а применяемые программы в периодическом обновлении, еще, они бывают подвержены «вирусам», и надо делать электронные архивные копии данных. Конечно, можно попытаться вменить в обязанности бухгалтера отслеживать и устранять все проблемы такого рода, но будет более правильным поручить эти задачи системному администратору, а для решения специфических проблем с бухгалтерским программным обеспечением обратиться к программисту. Но и наличие специалиста в области программного обеспечения, конечно, не исключает компьютерной грамотности Вашего бухгалтера. Ведь нужно применять автоматизацию для облегчения труда, а не для возникновения новых проблем. Разумеется, что вы столкнетесь со сложностями, особенно на первых порах, но их надо преодолевать так, что бы ощутить достоинства электронной системы учета.
Удобно, и грамотно с точки зрения оптимизации рабочего процесса, когда все компьютеры компании организованы в единую сеть, что позволит уменьшить объем работы. Иначе мы можем столкнуться с ситуацией, когда сначала клиент получает счет от менеджера, а затем идет к кассиру, который еще раз вносит информацию о заказе, но уже в свою базу и выдает клиенту еще один документ. С каждым шагом клиента количество бумаг все увеличивается, и если для него это всего лишь бумаги, то для бухгалтерии, в которой они в конце концов окажутся, это всё основания для того, чтобы произвести составление отчетности. Очевидно, что такой ход событий нельзя назвать удачным. Однако, при условии объединения всех компьютеров в единую сеть, данные клиента попали бы в электронную базу еще на тапе его общения с менеджером, что позволило бы автоматически оформить готовые документы. Следующий важный момент – это использование только лицензионного программного обеспечения, не взирая на желание экономии. Поскольку проводить бухгалтерское обслуживание на пиратских копиях подход в корне не верный. При выявлении данного события вашей фирме грозят крупные штрафы. Значительное количество бухгалтерских операций можно проводить используя интернет, что означает не только его наличие на компьютерах Вашей организации, но и безопасность соединения для передачи данных. И, естественно, стоит исключить появление на рабочем месте сайтов с социальными сетями и другим развлекательным содержимым.
